De meest recente versie van de algemene voorwaarden betreft onderstaande versie N van 15-11-2016.

 

1 – INLEIDING

Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld in overeenstemming met het reglement van de accrediterende instellingen waaronder AJA Registrars BV momenteel werkt.

 

2 – SCOPE

AJA Registrars BV verzorgt onafhankelijke audits en registraties van zowel VCA en VCU Veiligheid Management Systemen, conform de van toepassing zijnde Standaarden. Deze audits worden uitgevoerd onder accreditatie en toezicht van de Raad voor Accreditatie (RvA.

AJA Registrars BV verzorgt onafhankelijke audits en registraties van managementsystemen op basis van de ISO 9001, ISO 14001 en OHSAS 18001. Deze audits worden uitgevoerd onder accreditatie van AJA Registrars LTD (UK) met toezicht van ANAB en/of UKAS. Beheersing en toezicht van het certificatieproces wordt dan uitgevoerd door AJA Registrars LTD (UK)

 

3 – GEHEIMHOUDING

AJA Registrars BV is verantwoordelijk voor het in acht nemen van geheimhouding door haar werknemers, onderaannemers en vertegenwoordigers met betrekking tot alle confidentiële informatie welke zij verkrijgen tijdens hun contacten met het bedrijf.

Indien de wetgeving vereist dat de informatie wordt doorgegeven naar een derde partij, zal de klant in voorkomende gevallen worden geïnformeerd.

 

4 – ORGANISATIE

Een kopie van het AJA Registrars BV organogram, waarin de verantwoordelijkheden en communicatielijnen zijn weergegeven, is op aanvraag beschikbaar.

 

5 – ALGEMENE VOORWAARDEN

De basisvoorwaarde voor het verkrijgen en behouden van het certificaat van AJA Registrars BV is, dat de aanvrager akkoord gaat met en zich onderwerpt aan de volgende procedures en regels:

5.1    Alle informatie die AJA Registrars BV noodzakelijk acht (waaronder: het klachtendossier en de daarop ondernomen acties) , om het relevante audit programma volledig te maken, zal door de aanvrager beschikbaar dienen te worden gesteld.

5.2    AJA Registrars BV zal, indien niet voldaan wordt aan alle eisen voor certificatie of continuering van de certificatie, de aanvrager informeren over de punten die afwijken van de gehanteerde norm.

5.3    Indien de klant kan aantonen dat de afwijkingen binnen de gestelde tijdslimiet zijn opgelost, zal AJA Registrars BV, tegen meerkosten, de noodzakelijke delen van de audit verifiëren, tenzij door AJA Registrars BV is aangegeven dat met een administratieve afhandeling conformiteit kan worden aangetoond.

5.4    Indien de klant de afwijkingen niet binnen de tijdslimiet heeft opgelost, kan het noodzakelijk zijn dat AJA Registrars BV, tegen meerkosten, de gehele audit over doet.

5.5    De certificatie is alleen geldig voor de vestiging en activiteiten welke zijn geaudit zoals omschreven in de scope en worden vermeld op het certificaat.

5.6    Indien er veranderingen optreden met betrekking tot de organisatie of het management systeem zal de klant AJA Registrars BV onmiddellijk dienen te informeren. AJA Registrars BV zal vaststellen of er nieuwe actie ondernomen dient te worden. (Zie art. 10 – Uitbreiding van de scope).

 

6 – AANVRAAG VOOR CERTIFICATIE

Na ontvangst van een volledig ingevulde vragenlijst, zal een offerte worden uitgebracht, waarin het bereik van de audit en de kosten worden gespecificeerd. De offerte zal vergezeld gaan van een opdrachtformulier welke de aanvrager, voor akkoord, getekend kan retourneren.

Indien de aanvrager na ontvangst van de offerte, schriftelijk verzoekt om een specificatie van de kosten, kan de relatiebeheerder deze aanleveren.

Zodra het aanvraagformulier, ondertekend door een tekenbevoegde, wordt geretourneerd en de certificatiekosten zijn voldaan zal de klant worden toegewezen aan een lead auditor. Deze persoon zal verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de audit. Selectie van de auditor en uitvoering van de audit geschiedt conform de AJA Registrars BV procedures.

 

7- Samenstelling van het auditteam

De aanvrager is gerechtigd met gegronde redenen een lid van het audit team af te wijzen. Dit dient schriftelijk onder vermelding van redenen te gebeuren uiterlijk een week na ontvangst van de auditplanning. Indien de klant een auditor wraakt waardoor de audit niet binennd e gestelde termijn kan worden uitgevoerd, kan AJA Registrars BV niet aansprakelijk worden gesteld voor de eventuele schade die dit veroorzaakt als gevolg van het overschrijden van de in het certificatieproces te hanteren termijnen.

Indien een audit op korte termijn plaats vindt zal AJA extra aandacht schenken aan het selecteren van het auditteam. De klant moet zich realiseren dat wanneer zij zich dan beroept op het recht één of meerdere leden van het auditteam af te wijzen, dit van invloed kan zijn op reeds gemaakte planningsafspraken.

Indien aan het auditteam een waarnemer is toegevoegd (zoals bijv. accreditatieauditoren of auditoren in opleiding) dan is in het kader van opleidings-, onderzoeks- en beoordelingsactiviteiten, ten aanzien van de auditactiviteiten door AJA Registrars BV, de klant verplicht deze personen toe te staan tijdens de bezoeken door AJA Registrars BV.

 

8 – INITIËLE AUDIT
Management Systemen
8.1    De initiële audit van het managementsysteem zal in twee fases worden uitgevoerd:

 *    Een fase 1 audit (een audit die bedoeld is om vast te stellen of de te certificeren klant klaar is voor fase 2 de implementatieaudit)

*    Een fase 2 audit (dit betref een onderzoek naar implementatie van het managementsysteem en of uitvoering in overeenstemming is met de van toepassing zijnde norm en eisen uit het managementsysteem van de klant)

Alle documenten geproduceerd voor de implementatie en het gebruik van het managementsysteem dienen voor inzage beschikbaar te zijn.

De aanvrager wijst een verantwoordelijke aan voor het managementsysteem die als contactpersoon naar AJA Registrars BV, haar personeel of onderaannemers zal fungeren.

Wijzigingen dienen schriftelijk aan AJA Registrars BV te worden gemeld.

 

9 – CERTIFICATIE & CONTROLE

Zodra de verantwoordelijke manager van AJA Registrars BV ervan overtuigd is dat het bedrijf aan alle eisen voor certificatie voldoet, zal de aanvrager worden geïnformeerd en zal een certificaat worden verstrekt.

Het certificaat blijft eigendom van AJA Registrars BV en mag niet worden gekopieerd of vermenigvuldigd, in welke vorm dan ook, zonder schriftelijke toestemming van AJA Registrars BV.

AJA Registrars BV geeft wel toestemming om zwart/wit kopieën te verstrekken aan klanten van de aanvrager als bewijs van certificatie.

Ongeacht de tijdsinterval van de controle audits bestaat een certificatiecyclus uit een 3-jarige periode. Een nieuwe contractperiode van 3 jaar zal door een hercertificatie audit worden voorafgegaan. Het niet tijdig aanvragen van de 3-jaarlijkse heraudit resulteert in het verlopen van het certificaat. Na het verlopen van het certificaat zal opnieuw uitvoeren van een initiële audit. Normaliter zal het aantal mandagen benodigd voor de 3-jarige heraudit lager uitvallen dan voor de initiële audit.

Periodieke controlebezoeken zullen worden uitgevoerd na schriftelijke aankondiging van het bezoek, en bevatten onderdelen van het relevante management systeem, te bepalen door de auditor. De certificaathouder geeft AJA Registrars BV, indien dit voor het uitvoeren van een objectieve audit noodzakelijk is, het recht op toegang en verstrekt door de auditor opgevraagde informatie voor controle doeleinden voor zover noodzakelijk om conformiteit met de van toepassing zijnde norm vast te kunnen stellen.

AJA Registrars BV behoudt zich het recht voor tussentijdse bezoeken af te leggen. Vooraf aan een tussentijdsbezoek zal de klant schriftelijk op de hoogte worden gesteld over de voorwaarden en reden van het bezoek.

De certificaathouder zal in kennis worden gesteld van de resultaten van alle controle audits.

De certificatiehouder zal een register bijhouden van alle klachten van klanten welke gerelateerd zijn aan de activiteiten die zijn opgenomen in de scope op het certificaat en deze beschikbaar stellen aan AJA Registrars BV.

 

10 – HERCERTIFICATIE

Klanten van AJA Registrars BV zullen iedere 3 jaar opnieuw geaudit worden. Drie maanden voor deze audit datum ontvangen zij een nieuwe offerte voor de volgende 3-jarige cyclus. De hercertificatie audit wordt ingepland waarbij op basis van de voor certificatie van toepassing zijnde standaarden, rekening wordt gehouden met de afhandelingstermijn van mogelijke afwijkingen en de administratieve afhandeling binnen AJA Registrars BV. In ieder geval zo dat een nieuw certificaat kan worden uitgegeven voordat het huidige certificaat is verlopen.

 

11 – UITBREIDING VAN CERTIFICATIE SCOPE

Om een uitbreiding van de certificatiescope te kunnen toestaan en om dekking te geven aan nieuwe producten/processen/locaties, dient een aanvullende vragenlijst te worden ingevuld. De aanvraagprocedure zoals omschreven in artikel 6 van deze algemene voorwaarden zal worden gevolgd, en de uitbreiding van de scope zal worden geaudit.

De kosten van het uitbreiden van de scope op het certificaat worden gebaseerd op de audit die wordt uitgevoerd.

Een aangepast certificaat zal worden uitgereikt zodra de audit succesvol is afgerond en de certificatie manager een positieve beslissing over de certificatie heeft kunnen nemen. Het originele certificaat dient te worden geretourneerd aan AJA Registrars BV.

 

12 – WIJZIGING

Het bedrijf zal AJA Registrars BV schriftelijk informeren indien wijzigingen gepland zijn in de producten/processen/activiteiten of het management systeem, welke van invloed kunnen zijn op het voldoen aan de eisen uit de van toepassing zijnde norm. AJA Registrars BV zal beoordelen of de aangekondigde veranderingen een extra audit noodzakelijk maken. Bij het niet tijdig melden van veranderingen aan AJA Registrars BV kan het certificaat worden geschorst danwel worden ingetrokken.

 

13 – PUBLICATIE DOOR CERTIFICAATHOUDERS

Een certificaathouder heeft het recht te publiceren dat zijn managementsysteem voldoet aan de norm zoals geaudit. De certificaathouder kan de relevante logo’s op briefpapier en promotiemateriaal, gerelateerd aan de scope zoals vermeld op het certificaat, publiceren. Het bedrijf mag de logo’s niet gebruiken op hun producten of verpakkingen.

In ieder geval dient het bedrijf er zorg voor te dragen dat in haar publicaties en advertenties er geen onduidelijkheid bestaat over gecertificeerde en niet gecertificeerde producten/processen en activiteiten. Het bedrijf mag kopers niet misleiden door de indruk te wekken dat producten/processen of activiteiten zijn gedekt die vallen onder de gecertificeerde activiteiten indien dit niet het geval is.

 

14 – MISBRUIK VAN CERTIFICATEN

AJA Registrars BV zal controle uitoefenen op het gebruik van uitgegeven certificaten. Onjuiste referenties naar de scope op het certificaat of onjuist gebruik van de certificatielogo’s zal worden gevolgd door sancties welke kunnen leiden tot schorsing of intrekking van het certificaat. Indien het bedrijf na schorsing of intrekking van het certificaat gebruik maakt van certificatielogo’s of andere uitingen waardoor de suggestie wordt gewekt dat het bedrijf nog gecertificeerd is, kan AJA Registrars BV hierin juridische stappen ondernemen teneinde het misbruik te stoppen.

 

15 – SCHORSING VAN HET CERTIFICAAT

Een certificaat kan voor bepaalde tijd worden geschorst indien:

–  afwijkingen niet worden opgevolgd en afgesloten binnen de daarvoor gestelde tijd.

–  rectificatie of andere maatregelen niet leiden tot het staken van het oneigenlijke gebruik van het certificaat door het bedrijf.

–  het bedrijf niet voldoet aan haar financiële verplichtingen jegens AJA Registrars BV.

Het bedrijf zal onmiddellijk stoppen met verwijzing naar het geschorste certificaat en kan gedurende de schorsing geen gebruik maken van certificatie logo’s en/of andere uitingen welke kunnen doen lijken alsof het bedrijf nog gecertificeerd is. AJA Registrars BV zal schriftelijk de schorsing van het certificaat aan het bedrijf bekend maken; in deze bekendmaking zal aangegeven worden onder welke condities de schorsing ongedaan gemaakt kan worden. Aan het einde van een schorsingsperiode zal een onderzoek plaatsvinden of de vereiste wijzigingen hebben plaatsgevonden. Indien de wijzigingen hebben plaatsgevonden zal het certificaat worden gereactiveerd. Indien de situatie niet naar tevredenheid is opgelost zal het certificaat definitief worden ingetrokken.

Alle kosten voortvloeiende uit schorsing en reactivering van het certificaat zijn voor rekening van de certificaathouder.

 

16 – INTREKKING VAN HET CERTIFICAAT

Een certificaat kan worden ingetrokken indien:

– het bedrijf niet voldoet aan de eisen die door AJA Registrars BV zijn gesteld bij schorsing van het certificaat;

De intrekking zal schriftelijk aan het bedrijf worden bekendgemaakt. Het bedrijf kan geen bezwaar maken tegen intrekking. AJA Registrars BV is niet verplicht tot enige vergoeding of terugbetaling van audit-fees. AJA Registrars BV zal de intrekking van het certificaat publiceren.

 

17 – HET VERVALLEN VAN HET CERTIFICAAT

Een certificaat kan vervallen indien:

– het bedrijf het certificaat niet wenst te vernieuwen;

– het bedrijf stopt met haar activiteiten.

AJA Registrars BV is niet verplicht tot enige vergoeding of terugbetaling van audit-fees. AJA Registrars BV zal het vervallen van het certificaat publiceren.

 

18 – KOSTEN

De kosten zullen gedetailleerd in de offerte worden opgenomen. Alle kosten zijn gebaseerd op de tarieven die gelden op het moment van het maken van de offerte. AJA Registrars BV behoudt zich het recht voor de prijzen te verhogen tijdens de certificatieperiode. Deze verhogingen zullen schriftelijk kenbaar worden gemaakt aan de klant. Zodra opdracht tot certificatie is gegeven, dienen de kosten voor de eerste jaars audit, ongeacht of het bedrijf verder gaat met certificatie, in rekening worden gebracht. Voor de 3-jarige her-registratiecyclus zal een nieuwe offerte 6 maanden voor het einde van de cyclus vergezeld van een overeenkomst naar de klant worden gestuurd. De overeenkomst dient binnen 90 dagen te worden geretourneerd aan AJA. De kosten voor de audit dienen voor het uitvoeren van de audit te zijn voldaan.

Additionele kosten zullen worden berekend voor werkzaamheden welke niet in de scope in de originele offerte zijn genoemd.

Indien er 3 of meer afwijkingen worden geconstateerd tijdens een audit, zullen voor de behandeling van deze afwijkingen additionele kosten in rekening worden gebracht. Deze zullen worden doorberekend o.b.v. nacalculatie conform het uurtarief zoals vermeld in de offerte voor additionele kosten.

Wanneer aanvullend onderzoek ter verificatie van genomen maatregelen op de klantlocatie noodzakelijk is, zullen de kosten hiervoor worden doorberekend.

Korte termijn audit zoals bedoeld in artikel 9, 11 en 12 van deze algemene voorwaarden, benodigd voor het identificeren van afwijkingen danwel conformiteit van de implementatie van het relevante managementsysteem, zullen aan de klant worden doorberekend. Voor zover deze niet reeds in de overeenkomst zijn opgenomen.

Wanneer de klant binnen de termijn van 10 werkdagen voor de afgesproken auditdatum de afspraak annuleert, dan zal 50% van het geldende tarief in rekening worden gebracht.

Wanneer de klant het contract binnen de afgesproken termijn openbreekt, dan zal 100% van het tarief van de resterende looptijd in rekening worden gebracht.

Alle genoemde prijzen zijn exclusief reis- en verblijfkosten (tenzij anders vermeld in de offerte). Deze kosten zullen worden doorberekend. Alle kosten zijn exclusief B.T.W.


19A – BEZWAAR EN GESCHILLEN ISO SYSTEMEN

In het geval van intrekking van het certificaat of indien het bedrijf niet voorgedragen wordt voor certificatie, kan het bedrijf een bezwaarschrift indienen. Indien het bedrijf de bevindingen van het audit-team niet accepteert, kan zij gebruik maken van de bezwaarprocedure die is verstrekt tijdens de openingsmeeting. In deze procedure staat vermeld hoe de bezwaarprocedure werkt en hoe een afspraak gemaakt kan worden met de bezwarencommissie.

Het bezwaarschrift dient uiterlijk 7 dagen na ontvangst van de schriftelijke intrekking van het certificaat of afwijzing door het audit-team bij AJA Registrars BV binnen te zijn. Het bedrijf dient een formeel gedocumenteerde onderbouwing voor het bezwaar vergezeld van documentatie/informatie binnen 14 dagen na intrekking van het certificaat of bij afwijzing aan te leveren.

Alle bezwaarschriften worden afzonderlijk beoordeeld door de certificatie manager. Het AJA Registrars BV audit-team, verantwoordelijk voor de aanbeveling tot intrekking van het certificaat of de beslissing tot het niet voordragen voor registratie, dient bewijs te overleggen voor deze aanbeveling. Indien de certificatiemanager het bezwaar niet gegrond acht zal het bezwaarschrift worden doorgestuurd naar de directeur. Indien de directeur het eens is met de beslissing van de certificatiemanager, zal het bezwaarschrift worden voorgelegd aan de onafhankelijke leden van de onafhankelijkheidscommissie. Het bedrijf welke bezwaar maakt zal inzage krijgen in de samenstelling van de bezwaarcommissie welke onderdeel uitmaakt van de onafhankelijkheidscommissie en heeft het recht leden van deze commissie op aantoonbare gronden af te wijzen. Deze afwijzing zal worden bekeken door de voorzitter van de onafhankelijkheidscommissie of indien de voorzitter lid is van de bezwaarcommissie door de vice-voorzitter. Het resultaat van de bevindingen van de bezwaarcommissie zal worden bekendgemaakt aan het bedrijf. De beslissing van de onafhankelijkheidscommissie is definitief en zal bindend zijn voor beide partijen. Op het moment dat de beslissing definitief is, kunnen partijen deze niet aanvechten of wijzigen.

In het geval het bezwaar gegrond is verklaard en het certificaat is gereactiveerd (in geval van intrekking) of de aanbeveling tot registratie is positief bevonden, kan er geen claim worden gelegd bij AJA Registrars BV voor betaling van kosten of andere verliezen welke voortvloeien uit de oorspronkelijke intrekking of afwijzing.

 

19B – BEZWAAR EN GESCHILLEN VCA/VCU SYSTEMEN

In het geval van intrekking van het certificaat of indien het bedrijf niet voorgedragen wordt voor certificatie, kan het bedrijf een bezwaarschrift indienen. Indien het bedrijf de bevindingen van het audit-team niet accepteert, kan zij gebruik maken van de bezwaarprocedure die is verstrekt tijdens de openingsmeeting. In deze procedure staat vermeld hoe de bezwaarprocedure werkt.

Het bezwaarschrift dient uiterlijk 7 dagen na ontvangst van de schriftelijke intrekking van het certificaat of afwijzing door het audit-team bij AJA Registrars BV binnen te zijn. Het bedrijf dient een formeel gedocumenteerde onderbouwing voor het bezwaar vergezeld van documentatie/informatie binnen 14 dagen na intrekking van het certificaat of bij afwijzing aan te leveren.

Alle bezwaarschriften worden afzonderlijk beoordeeld door de VCA coördinator. Het AJA Registrars BV audit-team, verantwoordelijk voor de aanbeveling tot intrekking van het certificaat of de beslissing tot het niet voordragen voor registratie, dient bewijs te overleggen voor deze aanbeveling. Indien de VCA coördinator het bezwaar niet gegrond acht zal het bezwaarschrift worden doorgestuurd naar de directeur / certificatie manager. Indien de directeur / certificatiemanager het eens is met de beslissing van de VCA coördinator, zal deze de beslissing met onderbouwing naar het bedrijf terugkoppelen. Wanneer het bedrijf zich niet kan vinden in de beslissing van de directeur / certificatie manager dan kan de organisatie het bezwaar op verzoek laten beoordelen door de commissie van onafhankelijkheid van AJA Registrrars BV. De beslissing van de commissie van onafhankelijkheid van AJA Registrars BV is definitief en zal bindend zijn voor beide partijen. Op het moment dat de beslissing definitief is, kunnen partijen deze niet aanvechten of wijzigen.

In het geval het bezwaar gegrond is verklaard en het certificaat is gereactiveerd (in geval van intrekking) of de aanbeveling tot registratie is positief bevonden, kan er geen claim worden gelegd bij AJA Registrars BV voor betaling van kosten of andere verliezen welke voortvloeien uit de oorspronkelijke intrekking of afwijzing.

 

20 – KLACHTEN

Gecertificeerde bedrijven dienen een dossier bij te houden van alle klachten van klanten, gebruikers van hun producten of derden en verbeteringen aan het kwaliteitssysteem. AJA Registrars BV controleert deze dossiers tijdens elke audits.

Indien een klant een klacht heeft over het gedrag van een AJA Registrars BV werknemer, dient deze klacht schriftelijk te worden gericht aan de algemeen directeur van AJA Registrars BV, dan wel aan de certificatiemanager.

Na ontvangst van een klacht zal het bedrijf een bevestiging ontvangen, waarna de klacht zal worden onderzocht en binnen 30 dagen worden afgehandeld.

Iedere geïnteresseerde heeft de mogelijkheid tot het indienen van een klacht.

Indien een klacht wordt ontvangen over een door AJA Registrars BV gecertificeerd bedrijf, zal AJA Registrars BV bij dit bedrijf melding maken van de ontvangen klacht.

Indien mogelijk zal de indiener van de klacht worden geïnformeerd over de voortgang en de afhandeling van de klacht.

AJA Registrars BV zal in overleg met de klant en de indiener van de klacht, bepalen of de resultaten van het onderzoek openbaar worden gemaakt.

 

21 – LIJST VAN GECERTIFICEERDE BEDRIJVEN

AJA Registrars BV houdt een lijst bij van alle bedrijven gecertificeerd door AJA Registrars BV. Deze lijst is openbaar beschikbaar. Informatie hierover wordt verstrekt via de website van AJA Registrars BV en kan op het kantoor van AJA Registrars BV worden opgevraagd.

AJA Registrars BV behoudt zicht het recht voor deze algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. De laatste, meest actuele versie van onze Algemene Voorwaarden, worden gepubliceerd op onze website.